Damit die Eigentümer über die Entwicklung Ihrer Immobilie informiert sind, bedarf es eines zeitnahen Informationsflusses über aktuelle Geschehnisse wie z.B. Vermietungsstand, Mietent-wicklung, Mängel und deren Beseitigung.
Daneben sind sicherlich auch Quartals- oder Halbjahres-berichte neben der erforderlichen Jahresabrechnung eine zusätz-liche Informationsquelle.
Insbesondere bei erfolgter Modernisierung können sogar Monatsberichte eine wesentliche Hilfestellung für die Liquiditäts-planung des Eigentümers sein.
Neben den üblichen Abrech-nungen kann ein Vorschlags-wesen z.B. über sinnvolle Einzel-modernisierungen die Entwick-lung der Immobilie positiv beein-flussen.
2. Kundenbetreuung der Mieter
Neben den Eigentümern sind die Mieter die zweite wesentliche Zielgruppe, für die eine Hausver-waltung natürlich die erforder-liche Zeit und Erreichbarkeit sicherzustellen haben.
Allerdings liegen die Schwer-punkte hier ein wenig anders.
Aus gegebenen Anlaß muß die Erreichbarkeit für die Mieter vor Ort gegeben sein. Dies ergibt sich allein schon aus dem Umstand bei Mängeln am Objekt oder in der Wohnung. Je eher hier reagiert werden kann, desto erfolgreicher ist die Schadens-minimierung.
Von wesentlicher Bedeutung ist jedoch die Betreuung der Mieter vor Ort, d.h. im Haus bz.w in der Wohnung. Eine Klärung eines Sachverhaltes ist bei techischen Dingen üblicherweise vom Schreibtisch aus nicht möglich. Hier bedarf es der Klärung vor Ort, empfehlenswerterweise durch den eigenen Außendienst.
Auch die Hilfestellung der Haus-verwaltung in Mietzahlungsan-gelegenheit ist dankenswert, z.B. bei Unterstützung von Behördengängen oder Ausfüllen von amtlichen Formularen u.a.
Soweit möglich, ist schon bei der Neuvermietung auf die gegebene Mieterstruktur zu achten, um eine harmonische Hausgemein-schaft gewinnen zu können. Allein schon die Hilfestellung für Neumieter bei An- und Ummeldungen fördert ein gutes Einvernehmen zwischen Mieter und Hausverwalter.
3. Kundenbetreuung der übrigen Dienstleister
Neben der Hausverwaltung als Immobiliendienstleister bestehen noch zahlreiche weitere Dienst-leister. So die kommunalen Institutionen, die Versorgungs-unternehmen, die Handwerker und Wartungsbetriebe, die Banken, Versicherungen und auch die Makler, insbesondere für die Vermietung.
Ein zeitnahmer Informationsfluß über jegliche Bestandsverände-rungen fördert die Kooperation mit den kommunalen
Institutionen und Versorgungs-unternehmen. Auch die Kenntnis über die verantwortlichen Mitarbeiter fördert die Kommunikation.
Der Abschluß von Rahmenver-einbarungen mit Handwerkern und Wartungsbetrieben verkürzt die Bearbeitungszeiten und schafft Zuständigkeiten.
Verhandlungen mit den Banken können zu Kostensenkungen bzw. Zinsgutschriften führen für die Hauskonten.
Rahmenverträge mit Versiche-rungen erzielen Prämien-senkungen und können zu einer schnelleren und wohlwollenden Regulierung von Schäden führen.
Für eine schnelle und übergangs-lose Vermietung von Leerwoh-nungen empfiehlt sich die Kooperation mit hiesigen Wohnungsmaklern. Diese benötigen sofortige Informa-tionen über Leerstände bzw. Wohnungskündigungen.
RESÜMEE
In Interesse der Eigentümer und auch im eigenen Interesse haben Hausverwalter eine aktive und kundenorientierte Dienstleistung zu erbringen.
Zufriedene - weil gut betreute - Eigentümer sind die besten Mulitplikatoren für weitere Bestands- objekte. Zufriedene Mieter bleiben im Verwaltungsbestand und sind Garanten für ordnungsgemäße Mietzahlungen, was wiederum zur Zufriedenheit der Eigentümer führt.
Eine vertrauensvolle Kooperation mit den übrigen Dienstleistern rund um die Immobilie führt im Ergebnis zu zufriedenen Mietern und damit auch zu zufriedenen Eigentümern.
Aufgabe des Verwalters muß es sein, diesem Anspruch und diesen Anforderungen gerecht zu werden
