Hausverwaltung ist die Durchsetzung der Eigentümerinteressen

Im Anschluß an die bisherigen Artikel Anforderungsprofil und Leistungsspektrum (7/96), Versicherungswesen (9/96), Miete und Mietanpassungsmöglichkeiten (10/96), Objektbetreuung vor Ort (2-3/97), Optimierung der Bewirtschaftungskosten (6/97), der technischen Bewirtschaftung (9/97) und der Modernisierung von Immobilien (11/97) befaßt sich dieser vorerst letzte Artikel dieser Info-Serie mit dem erforderlichen Controlling durch die Hausverwaltung.

Controlling

Der Begriff Controlling wird in der Literatur unterschiedlich definiert. Einigkeit besteht darüber, daß Controlling nicht mit Kontrolle zu verwechseln ist.

Conrolling ist ein Steuerungsprozß zum Zwecke der ergebnisorientierten Zielerreichung. Controlling ist eine Dienstleistung durch Steuerung von Prozessen, Überwachung der unternehmerischen Tätigkeit und durch das damit verbundene Berichtswesen. Für die Wirksamkeit eines Controlling bedarf es regelmäßiger Überprüfungen durch einen Soll-Ist-Vergleich, empfehlenswerterweise in jedem Quartal.

Obwohl Controlling eigentlich immer auf ein Unternehmen bezogen ist, ist ein objektbezogenes Controlling zwingend erforderlich, insbesondere für Hausverwaltungen, um den jeweiligen Eigentümern eine optimale Betreuung gewährleisten zu können.
Ein objektbezogenes Controlling ergibt sich daräber hinaus auch aufgrund der Tatsache, daß bei Immobilien grundsätzlich eine langfristige Bewirtschaftung und Betreuung gegeben ist durch die lange Lebensdauer einer Immobilie.
Daher wird in diesem Artikel die Möglichkeit und Notwendigkeit eines objektbezogenen Controllings beleuchtet und dargestellt.
Als Controllinginstrumente in der Hausverwaltung werden dabei im folgenden die Wirtschaftsplanung, Liquiditätsplanung, Investitionsplanung und die Instandhaltungsplanung als geeignete Instrumente betrachtet.

1. Die Wirtschaftsplanung
Die Wirtschaftsplanung beinhaltet die voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben des laufenden Jahres und wird in der Regel im 1. Quartal des laufenden Jahres anhand der Ergebnisse des Vorjahres erstellt.
Dabei erfolgt die Darstellungen der einzelnen Beträge üblicherweise kumuliert. Als Beispiel dient die WEG-Verwaltung, bei der die Erstellung eines Wirtschaftsplanes durch den Verwalter zwingend vorgeschrieben ist.
Bei der Wirtschaftsplanung ist zu differenzieren nach der Einnahmeseite und nach der Ausgabenseite.
Auf der Einnahmeseite ist einerseits zu prüfen, inwieweit die Grundmieten maßvoll angepaßt werden können. Hier hilft ein Blick in der aktuellen Mietspiegel der Gemeinde. Andererseits ist zu prüfen, ob Anpassungen der Betriebskostenvorauszahlungen erforderlich sind, wenn es zu Nachzahlungen bei den Abrechnungen kommt.
Auf der Ausgabenseite ist die Entwicklung der Kosten seitens der Versorgungsunternehmen und der kommunalen Abgaben zu beobachten. Kostenoptimierung sind durch Kostenvergleiche und durch Abschluß von Rahmenverträgen generell möglich.
Ziel muß es im Interesse des Eigentümers sein, die Einnahmen zu erhöhen und gleichzeitig die Ausgaben zu reduzieren.

2. Die Liquiditätsplanung
Soweit der Wirtschaftsplan die voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben aufzeigt, so stellt die Liquiditätsplanung konkreter und auf dem Wirtschaftsplan aufbauend die Fälligkeiten der geplanten Einnahmen und Ausgaben dar.
Die Fälligkeiten sind insofern von Bedeutung, da ständig eine ausreichende Liquidität gegeben sein muß, um die laufenden Ausgaben fristgemäß begleichen zu können.
Problematisch an der Liquiditätsplanung ist die Tatsache, daß die Ausgaben sicher, die Einnahmen jedoch unsicher sind, da Mietrückstände bekanntlich leider keine Seltenheit sind.
Hier bedarf es also eines zeitnahmen Mahnwesens, um die Mietrückstände weitestgehend zu minimieren., damit eben die Liquidität gesichert ist.

3. Die Investitionsplanung
Bei der Investitionsplanung handelt es sich um Überlegungen und Möglichkeiten auf der Grundlage der Wirtschafts- und Liqiditätsplanung inwieweit Maßnahmen zur Erhaltung und Verbesserung der Wohnqualität realisierbar sind.
Investitionen in Immobilien sind stets langfristiger Natur und sind dann empfehlenswert, wenn die Mehrmieteinnahmen die Investitionskosten mindestens decken.
Denkbar sind Modernisierungsmaßnahmen einzelner oder aller Mietbereiche, um den Vermietungsstand zu erhalten bzw. zu erhöhen. Denkbar sind darüber hinaus auch die Gestaltung und Anlegung von Gemeinschaftsanlagen, einfach um die Attraktivität zu erhalten bzw. zu optimieren.
Sofern möglich, kann über einen Dachgeschoßausbau oder die Schaffung von Stellplätzen nachgedacht werden.
Bei der Investitionsplanung spielen demnach sowohl technische als auch kaufmännische Belange eine Rolle, die nur gemeinsam betrachtet werden können.
Bei der Investitionsplanung ist zwingend zu prüfen, inwieweit ggf. öffentliche Mittel in Betracht kommen, um den eigenen Investitionseinsatz zu reduzieren.

4. Die Instandhaltungsplanung
Regelmäßig vernachläßigt wird die Aufstellung eines objektbezogenen Instandhaltungsplanes, aus dem die planmäßigen Instandhaltungsmaßnahmen hervorgehen, die zur Erhaltung der Immobilie bezogen auf deren Lebensdauer notwendig sind. In einem derartigen Instandhaltungsplan sind die turnusmäßigen Arbeiten wie Treppenhausanstrich, Fassadenprüfung, Heizungserneuerung, Dachdeckung und weitere Maßnahmen enthalten.
Die Kosten für die Bestandserhaltung der Immobilie im Wege der Instandhaltungsplanung fließen in die Investionsplanung ein und sind überschlägig im Rahmen einer langfristigen Planung zu ermitteln und entsprechende Rücklagen aus den Mieteinnahmen zu bilden.

RESÜMEE

Die in ihrem Wesen ansatzweise aufgezeigten Controllinginstrumende sind geeignet und auch zwingend erforderlich im Rahmen einer ordnungsgemäßen Bewirtschaftung von Immobilien.
Wichtig ist, daß es sich hierbei sowohl um kurzfristige als auch um langfristige Maßnahmen zur Überwachung und Steuerung des gewünschten Bewirtschaftungserfolges handelt. Durch ein zeitnahes Berichtswesen wie Quartalsabrechnungen kann ein Soll-Ist-Vergleich Auskunft über einen ggf. erforderlichen Handlungsbedarf geben.

Die im Wege des Controlling zu ermittelnden Daten können mit geeigneten EDV-Programmen verhältnismäßig einfach aufgerufen und dargestellt werden.

Ein ergebnisorientiertes Controlling ist jedoch nur möglich, wenn der jeweilige Eigentümer auch konkrete Zielvorgaben macht bzw. diese gemeinsam mit dem Verwalter entwickelt.
Aufgabe des Verwalters muß es sein, diesem Anspruch und diesen Anforderungen gerecht zu werden.